Art. premier —  Identification du Programme

Le projet d'amélioration des services d'eau potable et d'assainissement en milieu rural (PASEPAR) est inscrit dans le cadre de la Convention Générale de Coopération au Développement signée entre le Royaume de Belgique et la République du Sénégal le 19 octobre 2001 et de la Convention Spécifique de financement signée entre le Royaume de Belgique et la République du Sénégal le 25 novembre 2014. Il est chiffré à 11 850 000 euro soit 7 773 090 450 F CFA et sera mis en œuvre sur une période de cinq ans 2015-2019 sous forme de subvention non remboursable.

Le Ministère de l'Hydraulique et de l'Assainissement (MITA) est l'entité responsable de l'exécution du PASEPAR.

Le Ministère de l'Economie et des Finances (MEF) est l'entité responsable du suivi financier de l'exécution du PASEPAR.

Art. 2 —  Gestion du Programme

Afin d'assurer la gestion quotidienne du Projet, une Direction de Projet est instituée, composée :

d'une part :

—

du Coordonnateur de la Cellule de Coordination du PEPAM, Responsable national du Projet ;

—

et du point focal de la Cellule de Coordination du PEPAM qui appuie le Responsable national ;

d'autre part :

—

d'un Assistant Technique International recruté par la CTB, Co-responsable du Projet ;

—

de deux (02) Assistants Techniques Nationaux basés à Kaolack et recrutés par la CTB ;

—

d'un responsable administratif et financier (RAF) recruté par la CTB.

La Direction de Projet aura plus particulièrement les attributions suivantes :

—

produire les résultats intermédiaires de la prestation de coopération en vue de l'atteinte de son objectif spécifique ;

—

coordonner et superviser l'exécution de l'ensemble des activités du Projet ;

—

organiser l'exécution des activités du Projet sous sa responsabilité directe ;

—

appuyer les agences d'exécution dans la mise en œuvre de leurs composantes (en terme de planification, d'élaboration des marchés (aspects administratifs et techniques) d'IEC, de rapportage, de suivi-évaluation ;

—

consolider et soumettre au Comité de Pilotage la planification opérationnelle et financière annuelle et adapter cette planification en fonction de l'évolution du Projet ;

—

suivre l'exécution des planifications des agences et en particulier le respect du calendrier d'exécution de la planification (études, lancement des marchés, réceptions) ;

—

soumettre l'état d'avancement et l'atteinte des résultats intermédiaire au Comité de Pilotage ;

—

mettre à jour de façon continue les outils de suivi des risques et de suivi des décisions du Comité de pilotage ;

—

rédiger les rapports de résultats annuels et le rapport final selon les canevas arrêtés ;

—

assurer le secrétariat du Comité de Pilotage ;

—

proposer l'ordre du jour au président du Comité de Pilotage, après consultation de toutes les parties concernées par l'exécution du Projet ;

—

transmettre, dans les délais requis, aux membres du Comité de Pilotage les documents préparatoires, entre autres les états d'avancement et l'utilisation du budget pour la période passée ainsi qu'une proposition de planning et de budget pour la période future ;

—

rédiger les comptes rendus des réunions du Comité de Pilotage ;

—

effectuer l'étude de tout problème de gestion des ressources (humaines, financières ou matérielles) ou d'interprétation de la Convention Spécifique ou du Dossier Technique et Financier qui se poserait pour le bon déroulement du Projet avant de les soumettre au Comité de Pilotage pour prise de décision ;

—

être responsable de la gestion administrative et financière du projet ;

—

coordonner et assurer les processus liés aux marchés publics et paiements ;

—

gérer et valider l'utilisation des moyens mis à disposition des agences d'exécution pour leur frais de fonctionnement ;

—

participer à l'ensemble des étapes du processus des marchés publics pour les activités placées sous sa responsabilité directe ;

—

consolider et mettre à jour la planification des marchés publics pour l'ensemble des activités du projet ;

—

rédiger les rapports comptables ;

—

veiller de manière générale à la bonne utilisation des biens acquis et/ou mis à la disposition de la prestation de coopération.

Art. 3 —  Comité de Pilotage

Il est créé un Comité de Pilotage pour assurer la supervision et l'orientation stratégique du projet. Le Comité de Pilotage sera présidé par le représentant du Ministère de l'Hydraulique et de l'Assainissement. Il sera réunira au moins deux fois par an et peut être convoqué de façon exceptionnelle chaque fois que de besoin.

Ce Comité aura notamment pour attributions de :

—

veiller à la mise en place des structures d'exécution du Projet ;

—

superviser l'exécution des engagements pris par les Parties ;

—

apprécier l'état d'avancement du Projet et de l'atteinte de ses résultats sur la base des rapports d'exécution et des rapports de Résultats annuels du Projet ;

—

approuver les planifications opérationnelles et les programmations financières annuelles ;

—

approuver les modifications ou les ajustements éventuels du DTF, en particulier les résultats intermédiaires et/ou des indicateurs et des budgets y relatifs, tout en respectant l'objectif spécifique et l'enveloppe budgétaire globale du Projet et en veillant à la faisabilité de l'ensemble des actions ;

—

examiner les rapports d'audit et approuver les plans de mise en œuvre des actions qui sont élaborées en réponse aux recommandations du rapport ;

—

examiner les rapports des revues à mi-parcours et approuver les recommandations qui y sont émises et veiller à leur mise en œuvre ;

—

résoudre tout problème de gestion des ressources humaines, évaluer conjointement la compétence et les prestations des différents personnels mis à disposition du Projet et prendre toutes mesures d'encouragement ou de correction nécessaire ;

—

résoudre, pour le bon déroulement du Projet, tout problème de gestion qui se poserait, relatif aux ressources financières ou matérielles ;

—

approuver le rapport final et prendre les mesures nécessaires pour clôturer le Projet ;

—

faire des recommandations pour la capitalisation et la pérennisation des acquis du Projet.

Le Comité de Pilotage est composé des membres suivants ou de leurs représentants :

—

le Secrétaire Général du Ministère de l'Hydraulique et de l'Assainissement (président) ;

—

le Directeur de l'investissement (DI) du Ministère de l'Economie, des Finances et du Plan ;

—

le Directeur de la Coopération Economique et Financière (DCEF) du Ministère de l'Economie, des Finance et du Plan ;

—

le Directeur de l'Administration générale et de l'Equipement (DAGE) du Ministère de l'Hydraulique et de l'Assainissement ;

—

le Représentant de la Cellule Genre du Ministère de l'Hydraulique et de l'Assainissement ;

—

le Représentant Résident de la CTB.

Sont également invités par le président en tant qu'observateurs ou personnes ressources, sur la base de l'ordre du jour :

—

le Directeur Général de l'OFOR ;

—

le Directeur de l'Assainissement ;

—

le Directeur de la Gestion et de la Planification des Ressources en Eau ;

—

le Directeur de l'Hydraulique ;

—

le Responsable du projet SENO» Tome 2 de LUXDEV ;

—

le Responsable du PEPAM-UE ;

—

le Service National d'Hygiène.

La Direction du Projet (Responsable national et co-Responsable national) participera aux réunions du Comité de Pilotage et sera chargée de la rédaction du procès-verbal. Le Comité de Pilotage peut en outre inviter, en qualité d'observateur ou d'expert-ressource, toute personne susceptible de contribuer au travail du Comité de Pilotage.

Le Comité de Pilotage fonctionne selon les règles et principes suivants :

—

le Comité de Pilotage établit sont règlement intérieur dans le respect des dispositions du Document Technique et Financier (DTF) ;

—

le Comité de Pilotage fixera dans son règlement intérieur le lieu habituel de ses réunions ;

—

le Comité de Pilotage est convoqué par le Représentant du Ministre chargé de l'Hydraulique et de l'Assainissement ;

—

le Comité de Pilotage se réunit ordinairement chaque semestre sur invitation de son président et de façon extraordinaire, à la demande de l'un des membres du Comité de Pilotage ;

—

le Comité de Pilotage tiendra également une réunion au plus tard trois mois avant l'échéance de la Convention Spécifique afin d'examiner et valider le rapport final ;

—

le Comité de Pilotage prend ses décisions selon la règle de consensus ;

—

chaque réunion fait l'objet d'un procès-verbal signé par le Représentant du Ministre chargé de l'Hydraulique et de l'Assainissement, le Directeur de la DI ou de la DCEF du Ministère de l'Economie, des Finances et du Plan ou son représentant (Ordonnateur) et le Représentant résident de la CTB (Coordonnateur). Une copie du PV signé est transmise à l'Attaché de la Coopération par la CTB et à tous les autres participants par le président du Comité de Pilotage.

Art. 4 —  Comité Technique de Suivi

Il est en outre créé, un Comité Technique de Suivi (CTS) chargé de la supervision opérationnelle du projet. Il est composé des membres suivants :

—

le Responsable national du PASEPAR ;

—

le Co-responsable national du PASEPAR ;

—

le point focal de la Cellule de Coordination du PEPAM pour le PASEPAR ;

—

le point focal de la Direction de l'Administration générale et de l'Equipement ;

—

le point focal de l'OFOR ;

—

le point focal de la DH ;

—

le point focal de la DGPRE ;

—

le point focal de la DA ;

—

le point focal du SNH ;

—

le point focal de la DEEC.

Il est convoqué et co-présidé par le Responsable national et le co-Responsable national du PASEPAR.

Le Comité Technique de Suivi peut inviter à ses réunions les représentants de projets financés par d'autres bailleurs lorsqu'il juge leur présence nécessaire.

Le Comité Technique de Suivi a pour fonction première d'assurer la coordination des interventions des agences d'exécution et de la Direction de Projet, de promouvoir un large partage de l'information concernant le projet et de stimuler l'implication de toutes les parties prenantes.

A ce titre il servira à :

—

la mise à jour des planifications opérationnelles et financières ;

—

l'examen régulier de l'état d'avancement des activités mises en œuvre par chacune des agences d'exécution ;

—

l'examen de toute question/difficulté relative à la mise en œuvre des activités sous la responsabilité des agences d'exécution ;

—

la remise d'avis techniques ou de recommandations quant à la conduite des activités ;

—

la consolidation et l'analyse des éléments de suivi-évaluation fournis par les agences d'exécution dans le cadre du système de suivi-évaluation défini au démarrage du projet ;

—

la coordination du rapportage de chacune des agences d'exécution dans la perspective de sa consolidation par la Cellule de Coordination du PEPAM ;

—

la formulation de suggestions et de recommandations qui seront soumises à la validation du Comité de Pilotage (notamment s'agissant d'une éventuelle adaptation de la stratégie, du budget ou des modalités de gestion) ;

—

la mise en cohérence des planifications de chacune des agences d'exécution y compris la planification des activités directement mises en œuvre par la Cellule de Coordination du PEPAM ;

—

le suivi de la mise en œuvre des recommandations opérationnelles éventuelles issues des audits ou de la revue à mi-parcours.

Le CTS se réunit ordinairement chaque trimestre en préalable à la consolidation des planifications opérationnelles et programmations financières de chaque agence d'exécution par la Cellule de Coordination du PEPAM, ou de façon extraordinaire à la demande d'un des membres adressée aux Présidents.

Un compte rendu sera élaboré par la Direction du Projet afin de recenser les engagements particuliers des parties, les décisions et les recommandations devant être validées par le Comité de Pilotage ou les points de désaccord devant être arbitrés par ce même Comité de Pilotage.